ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی عملکرد چیست؟
اندازه گیری عملکرد
اندازه گیری عملکرد مبحثی است که در مورد آن بحث زیادی صورت گرفته اما کمتر تعریفی از آن ارائه شده است. از این رو اندازه گیری عملکرد را فرآیند کمی سازی فعالیت تشریح می کنند.
با این تفاسیر می توان اندازه گیری عملکرد را چنین تعریف کرد:
” اندازه گیری عملکرد فرآیندی است که فعالیت های سازمان را به گونه ای اندازه گیری می کند تا سازمان در سایه ی بهبود فعالیت ها، هزینه ها را کاهش داده و نحوه انجام عملیات در سازمان را بهبود بخشد، همچنین از ماموریت سازمانی پشتیبانی نماید”.
با این تعریف باید فعالیت هایی را در سازمان یافت که:
- قابل درک باشند.
- بتوان آنها را مورد پایش قرار داد.
- به نوعی قابل اندازه گیری باشند.
این فعالیت ها اساس عملکرد سازمان است و عملکرد سازمان را مشخص می کند. صاحب نظران مدیریت معتقدند سیستم های ارزیابی عملکرد باید به طور ادواری مورد بازنگری قرار گیرند که این امر ناشی از تغییر ارزش های محوری هدایت کننده سیستم های ارزیابی عملکرد است. از این رو نظام ارزیابی باید متناسب با رد و توسعه سازمان ها باشد و توسعه تکنولوژی، ساختار رقابت داخلی و جهانی، مزیت کیفیت، جایگاه سازمان و کالاها و خدمات ارائه شده و … را در ارزیابی عملکرد مورد توجه قرار دهند.
اهمیت ارزشیابی عملکرد
بهبود مستمر عملکرد سازمان ها، نیروی عظیم هم افزایی ایجاد می کند که این نیروها می تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه و ایجاد فرصت ها ی تعالی سازمانی شود. دولت ها و سازمان ها و موسسات، تلاش جلوبرنده ای را در این مورد اعمال می کنند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. تمامی موارد مذکور بدون اندازه گیری و ارزیابی امکان پذیر نیست.
لرد کلوین، فیزیکدان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه گیری می گوید: ” هرگاه توانستیم آنچه درباره آن صحبت می کنیم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم می توانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث، چیزهایی می دانیم. در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید.”
علم مدیریت نیز مبین مطالب مذکور است. هر چه را که نتوانیم اندازه گیری کنیم، نمی توانیم کنترل کنیم و هر چه را که نتوانیم کنترل کنیم، مدیریت آن امکان پذیر نخواهد بود. موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه گیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی باشد.
مزایا و معایب ارزیابی عملکرد
الف- مزایا
ارزیابی عملکرد، به مدیریت کمک می کند که در هر لحظه موقعیت وجایگاه سازمان را در کنترل داشته باشد. در نتیجه اجرای ارزیابی عملکرد در سازمان:
- از صحت استراتژی ها و تداوم حرکت سازمان در مسیر آنها اطمینان حاصل می شود.
- نقاط ضعف ومشکلات شناسایی و زمینه برای رفع آنها فراهم می شود.
- ضعف مهارت های کار کنان و نیازهای آموزشی آنها تعیین می گردد.
- اطلاعات مورد نیاز برای برنامه ریزی رشد و توسعه خصوصا در زمینه منابع انسانی فراهم می شود.
- باز خورد مناسبی در خصوص میزان تحقق اهداف ارائه می گردد.
- رشد وتوسعه (بهبود) در فرایندها عملی می گردد.
- تشویق ها و تنبیه های نظام مند اثر بخش می گردند.
- ذهنیت مشترک و ارتباط منطقی بین مدیریت وکار کنان برقرار می گردد.
- دارایی های مشهود و نا مشهود تحت کنترل قرار می گیرند.
- ایجاد توازن وتعارض های مختلف در سازمان امکان پذیر می گردد (تعارض بین سود، رشد، کنترل، ذینفعان،…).
- ابهام از بین رفته و فضای سازمان شفاف می شود.
- اطلاعات کلیدی فرایندها جمع آوری شده و زمینه استفاده از تجربیات قبلی، برای برنامه ریزی فعالیت های آتی فراهم می شود.
بنابراین ارزیابی عملکرد را می توان جزء ضروری مدیریت دانست. طوری که در شرایط امروزی و با وجود فضای رقابتی، هدایت سازمان بدون ارزیابی عملکرد تقریبا غیر ممکن است. به عبارتی بدون وجود ارزیابی عملکرد نه تنها بهبودی اتفاق نمی افتد بلکه تحقق اهداف نیز در هاله ای از ابهام قرار می گیرد.
ب- معایب
در کنار محاسن ذکر شده برای ارزیابی عملکرد، خطرها و تله هایی نیز وجود دارد که در صورت بی توجهی به آنها، صدمات جبران ناپذیری به سازمان تحمیل می گردد. اگر ارزیابی های به عمل آمده وضع نامطلوب را مطلوب جلوه دهد یا بالعکس، آنگاه ممکن است تصمیماتی اتخاذ شود که سازمان را به ورطه نابودی بکشاند.
برخی از خطرهایی که ارزیابی عملکرد نا صحیح می تواند ایجاد کند عبارت اند است از:
- ارایه تصویر یک بعدی از سازمان در اثر انتخاب معیارهای تک بعدی
- ابهام در تحلیل نتایج ارزیابی ها در اثر عدم وجود ارتباط منطقی بین معیارها مورد ارزیابی و یک پارچه نبودن آنها
- هدایت سازمان به سمتی غیر از جهت گیری استراتژی ها، در اثر ارزیابی ویژگی ها نامرتبط با استراتژی هاو اهداف
- ارایه اطلاعات ناقص در اثر :
- انجام ارزیابی در دوره های زمانی نامناسب
- خلاصه سازی وطبقه بندی نامناسب دادها
- انتخاب نامناسب متغیرها و شاخصهای مورد ارزیابی(از نظر کمی وکیفی).
- از بین بردن خلاقیت و نوآوری از طریق ارزیابی ها جزییات فعالیت ها وایجاد محدودیت برای افراد
- کاهش دقت ارزیابی ها در اثر تحت کنترل نبودن مشارکت افراد در ارزیابی ها
- تاکید زیاد بر عملکردهای فردی و در نتیجه:
- کاهش احساس مسئولیت نسبت به کل سازمان
- کاهش روحیه همکاری و کار تیمی و ایجاد رقابت های ناسالم
- ایجاد رقابت منفی جهت بدست آوردن منابع
بنابراین آنچه که از موارد فوق نتیجه گیری می شود این واقعیت است که ارزیابی عملکرد باید در غالب یک نظام معین انجام گیرد تا از پراکندگی ارزیابی ها و گرفتار شدن در تله آن جلوگیری شود. سیستم های ارزیابی عملکرد قاعدتا باید به گونه ای باشند که ضمن این که مزایای ذکر شده را دارا باشند، توانایی اجتناب از تله های فوق را نیز داشته باشند. در غیر این صورت و با وجود ارزیابی پراکنده و غیر سیستماتیک، احتمال اینکه سازمان گرفتار تله ها و خطرهای ارزیابی شود بسیار زیاد خواهد بود.
فرآیند ارزیابی عملکرد
هر فرآیندی شامل اجرای مجموعه ای از اقدامات با ترتیب و توالی خاص منطقی و هدفمند می باشد. ارزیابی عملکرد مستلزم پیمودن گام های متعدد است. گام های مورد نظر در ارزیابی عملکرد به شرح زیر می باشد:
- تدوین و یا بررسی رسالت ها، ماموریت ها، اهداف کلان و استراتژی ها
- تدوین و تنظیم شاخص های ارزیابی عملکرد
- تدوین و برقراری معیارها (استانداردها) ی عملکردی مرتبط با شاخص های ارزیابی
- ابلاغ و اعلام انتظارات شاخص های ارزیابی به ارزیابی شونده
- اندازه گیری عملکرد واقعی
- مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای هر شاخص
- اعلام نتایج و نحوه نیل به آنها به ارزیابی شونده
- اقدام به منظور به کارگیری عملیات اصلاحی برای بهبود مستمر عملکرد ارزیابی شونده از طریق مکانیسم بازخورد.
